「無きゃ困るものとあれば便利なもの」

DXって何から手をつければいいの？ってよく耳にします
答えは「改善効果が高い」とわかっているもので「無きゃこまるもの」からです

ここで

例えば「ペーパーレス」
「紙」を使ったしごとを電子化するDX総称ですね。
「○○さん伝言です」「□□さんから電話ありました。
内容は直接伝えたいので折り返し電話がほしいとの事。
□□さんは××時ころなら話せるのでこの時間頃に電話が
ほしいそうです」

というメモを用紙を○○さんの机に貼る

これっていっぱい改善の余地がありそうですよね。

「メモ」を書く手間を無くして伝言を電子化する。
電話内容を録音して音のまま伝言すれば「内容の伝え間違い」が無くなります。内容の伝達ミスは致命的な場合があります。これは「間違わない」という「無きゃ困ること」
です。
メモを無くしてペーパーレス！は本当に「無きゃ困ること」？と疑問をもってください。「無きゃ困る」ことは
「間違っていない伝言を確実に伝えること」です。
だからこれは
電話音声内容を自動で文字化して伝言を受けたひとが内容を
確認して、間違ってないならその内容を文字と音声ファイル
でメールする。そしてこれが
「メモを書いて机に貼る」ことにかかっている時間より短く
正確に確実にできることがDXのやるべき事で、結果、
ペーパーレス(手作業の削減)なんです。

ここでもう一歩DX推進を考えます。「伝えるのは本当に文字と音声」が必要か？です。「電話の伝言」は音声ファイルを全部聞けば文字が無くても伝わりますし、聞いた人が折り返しにやる事をメモすれば「伝言は音声ファイル」だけですみそうです。もしかしたら文字化は「あれば便利」な事かもしれません。文字化まで改善するか？を「やるべきこと」なのか、検証しましょう。
例えば音声ファイルが1分、60秒あるとします。電話を受けた人は60円の経費消費しました。これを伝言を受けた人が再度聞くと60円消費します。電話を受けた人が「文字に起こす事と机に貼るまでに」3分かかったとすれば、ここで180円経費消費します。電話を受けた人がメモを残すのに1分かかったとすると60円消費します。合計ここまでで360円経費ががかかています。
音声ファイルがもし3分あると、180+180+180+60=600円となります。

DXで音声ファイルをAIが正確に要約して文字化してくれると、受けた人がメモを張りに行く3分と伝言された人のメモ時間1分の計4分×60円=240円。400字詰め原稿用紙を理解して読みこむには120秒消費するといわれていますのでAIが要約した内容なら80文字なら24秒消費します。
結局文字化すると240円-24円=226円/本の経費削減となります。
DX化により電話を録音して文字化してメールする仕組みにかかる経費と
改善して減る経費を比較して「文字化」するか？を選択するわけです。
「あれば便利」は利益を生む仕組みになるのか？をきちんと考えて
DXするか？を選択していきましょう。